Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление Мэра города Вышний Волочек от 29.04.2013 N 86 "Об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг"
МЭР ГОРОДА ВЫШНИЙ ВОЛОЧЕК
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 апреля 2013 г. № 86
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНЫХ РЕГЛАМЕНТОВ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ УСЛУГ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановлений Мэра города Вышний Волочек от 21.10.2013 № 184,
от 26.11.2013 № 211,
Постановлений Главы города Вышний Волочек
от 29.07.2015 № 145, от 18.09.2015 № 216)
Руководствуясь Федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций, предоставления муниципальных услуг, утвержденным Постановлением Мэра города Вышний Волочек от 10.06.2011 № 87 (с изменениями от 21.12.2011 № 186, от 26.10.2012 № 180, от 19.12.2012 № 225, от 01.03.2013 № 41, от 05.03.2013 № 44, от 08.04.2013 № 77), постановляю:
1. Утвердить административные регламенты:
- административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оформление архивных справок" (приложение 1);
- административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление документов для пользователей в читальный зал архива" (приложение 2).
2. Разместить административные регламенты на официальном сайте администрации города Вышний Волочек в сети Интернет.
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя главы администрации города Вышний Волочек, исполняющего обязанности управляющего делами администрации города Вышний Волочек Николаеву Н.Н.
Мэр города Вышний Волочек
А.Б.ПАНТЮШКИН
Приложение 1
к Постановлению Мэра города
Вышний Волочек
от 29 апреля 2013 г. № 86
Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Оформление
архивных справок"
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Главы города Вышний Волочек от 18.09.2015 № 216)
1. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оформление архивных справок" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности результатов муниципальной услуги по оформлению архивных справок (далее - муниципальная услуга), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении муниципальной услуги, и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации города Вышний Волочек (далее - архивный отдел) при осуществлении полномочий по предоставлению данной муниципальной услуги.
1.2. Получателями муниципальной услуги являются:
- граждане Российской Федерации;
- иностранные граждане и лица без гражданства;
- российские и иностранные юридические лица, международные организации;
- государственные органы и органы местного самоуправления.
1.3. От имени физических лиц запросы могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре. От имени юридических лиц запросы могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.
1.4. Муниципальная услуга может быть предоставлена при обращении в Вышневолоцкий филиал ГАУ "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - ГАУ "МФЦ").
1.5. Предоставление муниципальной услуги посредством Вышневолоцкого филиала ГАУ "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" осуществляется в соответствии с заключенным в установленном порядке соглашением о взаимодействии между ГАУ "МФЦ" и органом местного самоуправления.
1.6. Информирование граждан о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется при личном обращении заявителя, с использованием почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты, через официальные сайты администрации, архивного отдела, ГАУ "МФЦ".
1.7. Справочная информация о местах нахождения администрации города Вышний Волочек, архивного отдела, ГАУ "МФЦ", их почтовые адреса, официальные сайты в сети Интернет, информация о графиках работы, телефонных номерах и адресах электронной почты представлены в приложении 1 к административному регламенту.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Общее описание муниципальной услуги
2.1.1. Муниципальная услуга "Оформление архивных справок" предоставляется архивным отделом администрации города Вышний Волочек, ГАУ "МФЦ".
2.1.2. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- выдача архивной справки (документ архива, составленный на бланке администрации города или архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена);
- выдача архивной выписки (документ архива, составленный на бланке администрации города, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения);
- выдача архивной копии (дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке);
- отказ в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин отказа.
2.2. Сроки регистрации и предоставления муниципальной услуги
2.2.1. Запрос о предоставлении муниципальной услуги регистрируется в архивном отделе в срок не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем поступления в архивный отдел.
2.2.2. Срок исполнения запроса в архивном отделе не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях срок может быть продлен не более чем на 30 календарных дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
2.2.3. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату (НСА) архива не должен превышать 15 дней со дня регистрации запроса.
2.2.4. Тематические запросы государственных органов, органов местного самоуправления или судебных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке или в согласованные с ними сроки.
2.2.5. По запросу, не относящемуся к составу документов, хранящихся в архиве, предоставляющем муниципальную услугу, в течение 5 дней со дня его регистрации заявитель информируется об отсутствии в архиве запрашиваемой информации, даются рекомендации по дальнейшему поиску документов.
2.2.6. Срок предоставления муниципальной услуги, запрос на получение которой передан заявителем через ГАУ "МФЦ", исчисляется со дня регистрации запроса на получение муниципальной услуги в архивном отделе.
Срок предоставления муниципальной услуги исчисляется без учета сроков приостановления предоставления муниципальной услуги, передачи запроса о предоставлении муниципальной услуги и документов из ГАУ "МФЦ" в архивный отдел, передачи результата предоставления муниципальной услуги из архивного отдела в ГАУ "МФЦ", срока выдачи заявителю.
2.2.7. Выдача результата предоставления муниципальной услуги осуществляется в срок, не превышающий 30 календарных дней с момента регистрации заявления в архиве.
2.3. Правовые основания для предоставления
муниципальной услуги
2.3.1. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:
- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 22.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных";
- Закон Тверской области от 23.12.2005 № 162-ЗО "Об архивном деле в Тверской области";
- Федеральный закон от 21.07.1993 № 5485-1 "О государственной тайне";
- Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";
- распоряжение Правительства Российской Федерации от 25.04.2011 № 729-р;
- Приказ Минкультуры РФ № 375, МВД РФ № 584, ФСБ РФ № 352 от 25.07.2006 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел";
- Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".
2.4. Перечень документов, необходимых для получения
муниципальной услуги
2.4.1. Для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки заявители должны предоставить:
- письменный запрос (заявление) по установленной форме (приложение 2 к административному регламенту);
- копию трудовой книжки (при наличии) для подтверждения трудового стажа;
- копию документа о награждении (при наличии) для подтверждения факта награждения;
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (при личном обращении заявителя);
- доверенность или другие документы, подтверждающие полномочия заявителя (при исполнении запросов всех категорий, содержащих сведения о третьих лицах).
2.4.2. При подаче социально-правового запроса в заявлении указывается следующая информация:
- наименование организации, которой адресован запрос;
- фамилия, имя, отчество заявителя (на момент подачи заявления и на период, о котором запрашиваются сведения, если Ф.И.О. изменялись);
- адрес проживания (для направления ответа);
- предмет запроса (о стаже работы, заработной плате и пр.);
- наименование и ведомственная подчиненность организации, в которой заявитель работал, был представлен к награждению, избран на выборные должности, и т.д. (на период, о котором запрашиваются сведения);
- населенный пункт (город, поселок и т.д.), район (Вышневолоцкий, Есеновичский) Тверской (Калининской) области, на территории которого организация функционировала в период, о котором запрашиваются сведения;
- временной период, за который запрашиваются сведения;
- дата;
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица.
2.4.3. При подаче тематического запроса указывается следующая информация:
- наименование организации, которой адресован запрос;
- фамилия, имя, отчество заявителя на момент подачи заявления или полное наименование юридического лица, направившего запрос;
- адрес проживания или юридический адрес организации (для направления ответа);
- предмет запроса (проблема, тема, событие, факт; фамилия, имя лица/лиц, сведения о котором/которых необходимо найти, и др.);
- временной период, за который запрашиваются сведения;
- дата;
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица подпись.
2.4.4. Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств. Заявление составляется в одном экземпляре-подлиннике, подписывается заявителем или его доверенным лицом и заверяется печатью в случае, если заявителем является организация. Форма заявления в бумажном виде может быть получена заявителем непосредственно в архивном отделе или в ГАУ "МФЦ".
2.4.5. Документы, предоставляемые для получения муниципальной услуги, должны быть оформлены соответствующим образом. Тексты документов должны быть написаны разборчиво, наименование юридических лиц - без сокращения, с указанием их мест нахождения.
2.4.6. Заявитель вправе указать в заявлении дополнительную контактную информацию, облегчающую взаимодействие с архивным отделом (номера контактных телефонов/факсов, адрес электронной почты).
2.4.7. Доверенность на получение муниципальной услуги предъявляется в двух экземплярах - подлинном и копии. Копия доверенности на получение муниципальной услуги после предоставления муниципальной услуги остается в архивном отделе.
2.4.8. Документы для предоставления муниципальной услуги по желанию заявителя могут направляться в администрацию, ГАУ "МФЦ" по почте и в электронном виде, посредством портала "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (при наличии технических условий).
2.5. Перечень оснований для отказа в предоставлении
муниципальной услуги
2.5.1. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- запросы получателей муниципальной услуги не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;
- если в запросе отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;
- если запрос получателя муниципальной услуги не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;
- если ранее многократно давались письменные ответы по существу и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства;
- если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
2.5.2. Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин отказа направляется получателю муниципальной услуги в письменной форме в 5-дневный срок со дня принятия архивным отделом такого решения (приложение 3 к административному регламенту).
2.5.3. В случае личного обращения заявитель информируется об отказе в предоставлении услуги в случаях, предусмотренных административным регламентом, непосредственно по месту предоставления услуги.
2.5.4. Основания для отказа в приеме документов в архивном отделе, ГАУ "МФЦ", необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.
2.6. Информация о стоимости муниципальной услуги
2.6.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
2.7. Требования к срокам ожидания при получении
муниципальной услуги
2.7.1. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов на получение муниципальной услуги и при получении документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, не должно превышать 15 минут.
2.8. Требования к удобству и комфортности
2.8.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях архивного отдела, ГАУ "МФЦ". Архивный отдел, ГАУ "МФЦ" расположены в пределах пятиминутной пешей доступности взрослого здорового человека от остановки общественного транспорта.
2.8.2. Центральный вход в здание оборудуется информационным стендом, содержащим следующую информацию:
- наименование;
- место нахождения;
- режим работы.
2.8.3. На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела, ГАУ "МФЦ", оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Получатели муниципальной услуги имеют право на свободный бесплатный доступ к парковочным местам.
2.8.4. Доступ в здание, в котором оказывается муниципальная услуга, должен быть оборудован с учетом потребностей лиц с ограниченными возможностями, а рядом со зданием должна быть стоянка для размещения принадлежащих им транспортных средств.
2.8.5. В случае отсутствия технических возможностей оборудования здания архива с учетом потребностей лиц с ограниченными возможностями муниципальная услуга предоставляется почтой, через представителя, через Портал государственных и муниципальных услуг Тверской области (при наличии технических возможностей) или ГАУ "МФЦ".
2.8.6. Места ожидания непосредственного взаимодействия с сотрудником архивного отдела, ГАУ "МФЦ" в связи с предоставлением муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим требованиям, предусмотренным для общественных помещений.
2.8.7. В местах ожидания приема для предоставления муниципальной услуги должны быть предусмотрены сидячие места для посетителей.
2.8.8. В местах ожидания и непосредственного представления муниципальной услуги должны быть соблюдены требования по освещенности и вентиляции, для посетителей должен быть обеспечен свободный доступ в санитарно-бытовые помещения.
2.8.9. Места, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столами. На столе должны быть ручки, бумага для возможности оформления документов, на информационном стенде - образцы и бланки заявлений.
2.8.10. Вход и выход из помещения оборудуются соответствующими указателями с автономными источниками бесперебойного питания. В местах предоставления муниципальной услуги на видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и специалистов архивного отдела.
2.8.11. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются:
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой охраны.
2.8.12. Места приема заявителей оборудуются информационными табличками (вывесками) с указанием:
- фамилии, имени, отчества и должности специалистов, осуществляющих прием заявителей;
- времени перерыва на обед, технического перерыва.
2.8.13. Помещения для приема заявителей оборудуются в виде отдельных кабинетов для каждого ведущего приема специалиста, а при отсутствии такой возможности - в виде кабинетов, в которых ведут прием несколько специалистов.
2.9. Способы получения информации о порядке предоставления
муниципальной услуги
2.9.1. Информация о порядке и процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается при личном или письменном обращении получателей муниципальной услуги, включая обращение по телефону и электронной почте, размещается на официальном сайте администрации города Вышний Волочек в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в местах предоставления муниципальной услуги и в раздаточных информационных материалах.
2.9.2. Информирование по вопросам получения муниципальной услуги осуществляется специалистами архивного отдела, ГАУ "МФЦ", предоставляющими муниципальную услугу, по следующим вопросам:
- перечню документов, необходимых для получения муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представленных (представляемых) документов;
- заполнению заявления о предоставлении муниципальной услуги;
- источнику получения документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (орган, организация и их местонахождение);
- процедуре предоставления муниципальной услуги;
- времени и месту приема заявителей;
- срокам оказания муниципальной услуги;
- порядку обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;
- иным вопросам, имеющим отношение к порядку предоставления муниципальной услуги.
2.9.3. При ответах на телефонные звонки специалисты архивного отдела, предоставляющие муниципальную услугу, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившегося по интересующим его вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
2.9.4. Время разговора по телефону не должно превышать 10 минут.
2.9.5. В случае, если у специалиста, принявшего звонок, отсутствует возможность самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другого специалиста архивного отдела или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.9.6. На информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги размещается следующая информация:
- извлечения из правовых актов, содержащих положения, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- блок-схемы и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
- образцы заполнения заявлений для предоставления муниципальной услуги;
- сроки предоставления муниципальной услуги;
- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностного лица, муниципальных служащих.
2.9.7. На официальном сайте администрации города Вышний Волочек в информационно-телекоммуникационной сети Интернет размещается следующая информация:
- извлечения из правовых актов, содержащих положения, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- образцы оформления заявлений для предоставления муниципальной услуги;
- форма заявления с возможностью заполнения и распечатывания;
- сроки предоставления муниципальной услуги;
- режим работы архивного отдела.
2.9.8. На Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Тверской области размещается следующая информация:
- полное и краткое наименование муниципальной услуги;
- полное и краткое наименование архивного отдела;
- органы и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги;
- результат оказания муниципальной услуги;
- правовые акты, регламентирующие предоставление муниципальной услуги;
- порядок получения консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги;
- перечень и формы документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- сведения о платности муниципальной услуги;
- требования к местам предоставления муниципальной услуги;
- описание административных процедур;
- блок-схема предоставления муниципальной услуги;
- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.9.9. При информировании о муниципальной услуге по письменным запросам заявителей ответ направляется почтой в адрес заявителя в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
2.9.10. При информировании о муниципальной услуге в форме ответов по электронной почте ответ на обращение отправляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней с момента поступления обращения.
2.9.11. Ответ на запрос должен содержать: ответ на поставленные вопросы, фамилию, инициалы имени и отчества и номер телефона исполнителя. Письменный ответ подписывается заместителем главы администрации города Вышний Волочек и руководителем архивного отдела.
2.9.12. Заявителям предоставляются возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги и возможность получения муниципальной услуги по принципу "одного окна" на базе ГАУ "МФЦ".
2.9.13. Запрос (заявление) о предоставлении муниципальной услуги подается в ГАУ "МФЦ" в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.9.14. При получении муниципальной услуги заявитель осуществляет не более 2 взаимодействий с должностными лицами.
3. Административные процедуры
3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- обращение заявителя за получением муниципальной услуги в архивный отдел или в ГАУ "МФЦ";
- рассмотрение обращений (запросов) заявителей;
- регистрация обращений (запросов) заявителей;
- анализ тематики запросов и подготовка ответов заявителям;
- направление ответов заявителям.
3.2. Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приведена в приложении 4 к административному регламенту.
3.3. Рассмотрение обращений (запросов) заявителей.
3.3.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является личное обращение заявителя в архивный отдел с заявлением и комплектом документов, необходимым для предоставления муниципальной услуги, либо получение архивным отделом документов, необходимых для оказания муниципальной услуги, почтой или электронной почтой. Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.
3.3.2. Специалисты архивного отдела определяют, является ли заявитель получателем настоящей муниципальной услуги. Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.
3.3.3. В случае, если заявителя можно отнести к одной из категорий получателей муниципальной услуги, специалисты архивного отдела принимают решение о приеме заявления и документов от заявителя. Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.
3.3.4. В случае, если заявитель не является получателем муниципальной услуги, специалисты архивного отдела сообщают заявителю об отсутствии оснований для принятия документов и дают устное разъяснение, в какой орган следует обратиться по интересующему заявителя вопросу. Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.
3.3.5. В случае, если заявитель, представивший документы по почте или по электронной почте, не является получателем муниципальной услуги, специалисты архивного отдела направляют заявителю уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин отказа. Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.
3.3.6. Если заявитель является получателем муниципальной услуги, специалисты архивного отдела проверяют полноту состава документов, удостоверяясь, что:
- документы представлены в полном комплекте в зависимости от категории получателя муниципальной услуги;
- имеются подписи уполномоченных должностных лиц/граждан (непосредственно получателя муниципальной услуги или его доверенного лица);
- тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - в соответствии с учредительными документами с указанием места их нахождения, фамилия, имя, отчество гражданина - получателя муниципальной услуги или его доверенного лица - полностью, с указанием места их жительства;
- документы не содержат подчистки либо приписки, зачеркнутые слова или иные не оговоренные в них исправления, документы, исполненные карандашом, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющими однозначно истолковать их содержание.
При личной явке заявителя специалисты архивного отдела проверяют представленные документы в его присутствии.
Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.
3.3.7. После проверки документов при наличии полного и правильно оформленного комплекта документов специалисты архивного отдела в случае личной явки заявителя:
сообщают заявителю о приеме документов, указывают на заявлении дату приема и входящий номер, что является подтверждением факта принятия документов от заявителя.
Максимальная длительность выполнения действия составляет 15 минут.
Общий максимальный срок процедуры - 30 минут при личном обращении заявителя; при представлении документов по почте, по электронной почте, курьером - 1 рабочий день.
3.3.8. При обращении заявителя в ГАУ "МФЦ" основанием для осуществления административной процедуры является личное обращение заявителя.
3.3.9. Объем предоставляемой заявителю информации при обращении заявителя в ГАУ "МФЦ":
- порядок получения консультации;
- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
- сроки предоставления муниципальной услуги;
- сведения о нормативно-правовых актах по вопросам предоставления муниципальной услуги (наименование, номер, дата принятия нормативно-правового акта);
- порядок обращения в ГАУ "МФЦ", включая информацию о режиме работы ГАУ "МФЦ";
- условия безвозмездности/возмездности предоставления муниципальной услуги;
- адрес официального сайта архивного отдела;
- адрес официального сайта ГАУ "МФЦ", включая места размещения на официальном сайте ГАУ "МФЦ" информации и справочных материалов по порядку предоставления муниципальной услуги по принципу "одного окна";
- порядок информирования о ходе рассмотрения заявления и документов, представленных заявителем в целях получения муниципальной услуги.
3.4. Регистрация заявлений в регистрационном журнале.
3.4.1. Основанием для начала выполнения процедуры по регистрации заявлений в регистрационном журнале, поступающих на рассмотрение архивного отдела, является поступление заявления и документов заявителя.
3.4.2. Специалисты архивного отдела регистрируют полный и правильно оформленный комплект документов, представленный заявителем, в регистрационном журнале поступающих на рассмотрение в архивный отдел.
При регистрации каждому заявлению присваивается свой порядковый номер (нумерация сквозная в течение делопроизводственного года), указывается дата поступления документа. Максимальная длительность выполнения действия составляет 15 минут. Общий максимальный срок выполнения процедуры - 1 рабочий день.
3.4.3. Основанием для начала процедуры по приему и регистрации документов является личное обращение заявителя (его законного представителя) в ГАУ "МФЦ" с документами согласно перечню.
3.4.4. Специалист ГАУ "МФЦ" устанавливает предмет обращения заявителя. Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.
3.4.5. Устанавливается личность заявителя, проводится первичная проверка представленных документов на предмет полного состава представленных документов, правильного оформления и заполнения.
3.4.6. Заявителю выдается бланк заявления для заполнения. Заявление может быть заполнено от руки заявителем или специалистом ГАУ "МФЦ" с помощью компьютера. В последнем случае заявитель вписывает от руки свои фамилию, имя, отчество (при наличии последнего) полностью и ставит подпись. Заявление формируется в единственном экземпляре-подлиннике и подписывается заявителем.
3.4.7. Специалист ГАУ "МФЦ" информирует заявителя о сроке оказания муниципальной услуги, вносит в информационную базу сведения о приеме заявления и делает отметку на заявлении (дата приема, регистрационный номер, подпись).
3.4.8. Формирует перечень представленных документов и передает заявителю.
3.4.9. Специалисты ГАУ "МФЦ" не вправе отказать заявителю в приеме заявления и прилагаемых к нему документов.
В случае, если представленные документы не соответствуют предъявляемым к ним требованиям, специалист ГАУ "МФЦ" консультирует заявителя по перечню и качеству предоставленных документов, объясняет содержание выявленных в представленных документах недостатков и выдает заявителю перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги.
Если представленные документы не соответствуют предъявляемым к ним требованиям, а заявитель настаивает на приеме заявления и документов, специалист ГАУ "МФЦ" принимает заявление и прилагаемые к нему документы, а также информирует заявителя о возможном отказе в предоставлении муниципальной услуги. При оформлении перечня представленных документов специалист ГАУ "МФЦ" ставит отметку "По результатам предварительного анализа в представленных документах выявлены несоответствия установленным требованиям, что может служить основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги".
Максимальный срок приема и регистрации документов составляет 20 минут.
3.4.10. Специалист ГАУ "МФЦ" вносит информацию, полученную в ходе обработки документов, в информационную базу.
3.4.11. После отметки в журнале регистрации исходящей документации ГАУ "МФЦ" пакет документов, полученный от заявителя, направляется в адрес архивного отдела.
3.5. Анализ тематики запросов и подготовка ответов пользователям.
3.5.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является внесение записи в журнал регистрации документов. В регистрационном журнале указываются номер, дата поступления документов, фамилия, инициалы заявителя (название организации), адрес. Максимальная длительность выполнения действия составляет 10 минут.
3.5.2. Специалисты архивного отдела знакомятся с документами, представленными заявителем/ГАУ "МФЦ" для получения муниципальной услуги, проводят анализ тематики поступающих запросов и их профильное подразделение на категории - тематические и социально-правовые запросы. Максимальная длительность выполнения действия составляет 15 минут.
3.5.3. По запросам, не относящимся к составу документов, хранящихся в архиве, предоставляющем муниципальную услугу, в течение 5 дней со дня его регистрации заявитель информируется об отсутствии в архиве запрашиваемой информации, и при возможности даются рекомендации по дальнейшему поиску документов (в виде информационного письма). Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 дней.
3.5.4. По профильным запросам специалисты архивного отдела проводят поиск архивных документов для исполнения запросов в зависимости от категории запроса и готовят ответ:
- по социально-правовым запросам на основе выявленной информации готовится ответ заявителю (получателю муниципальной услуги) в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии (приложение 5 к административному регламенту);
- ответ на тематический запрос готовится в виде информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии документа, копии документа, изготовленной техническими средствами, тематического перечня архивных документов.
3.5.5. Вид информационного документа (ответа), подготавливаемого архивным отделом по тематическому запросу, согласовывается с получателем муниципальной услуги. При необходимости проведения объемной работы по поиску архивных документов архив письменно извещает получателя услуги о промежуточных результатах работы и необходимости продления на определенный срок рассмотрения запроса, но не позднее чем за 3 дня до истечения срока, установленного архивным законодательством.
3.5.6. В случае отрицательного решения (при отсутствии в документах архива сведений, запрашиваемых получателем муниципальной услуги) получателю муниципальной услуги готовится информационное письмо, в котором указываются причины отсутствия запрашиваемой информации и при возможности даются рекомендации по дальнейшему поиску документов. Максимальная длительность выполнения действия составляет: по социально-правовым запросам - 10 рабочих дней, по тематическим - 20 рабочих дней. Общий максимальный срок процедуры - 20 дней.
3.6. Направление ответов пользователям.
3.6.1. При наличии подготовленного ответа сотрудники архивного отдела:
- выдают документ (пакет документов) получателю муниципальной услуги в форме: архивных справок, архивных выписок, архивных копий (в случае принятия положительного решения) лично, направляют по почте, в том числе по электронной почте;
- в случае отрицательного решения (при отсутствии в документах архива сведений, запрашиваемых получателем муниципальной услуги) получателю муниципальной услуги выдается лично либо высылается по почте, в том числе по электронной почте, информационное письмо, в котором указываются причины отсутствия запрашиваемой информации и при возможности даются рекомендации по дальнейшему поиску документов.
3.6.2. По истечении срока специалист ГАУ "МФЦ" обращается по телефону в архивный отдел с целью получения информации о принятом по итогам рассмотрения переданного пакета документов решении о предоставлении (отказе в предоставлении) муниципальной услуги.
3.6.3. Информация о полученной информации о результате предоставления муниципальной услуги вносится в информационную базу.
При получении пакета документов, содержащего результат оказания муниципальной услуги (уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги), специалист ГАУ "МФЦ" производит его регистрацию в журнале регистрации входящей документации ГАУ "МФЦ.
3.6.4. Максимальный срок выполнения действий - 1 день с момента истечения максимального срока предоставления муниципальной услуги.
3.6.5. Специалист ГАУ "МФЦ" по итогам решения вопроса о согласовании или об отказе в согласовании муниципальной услуги не позднее чем в течение 1 рабочего дня, следующего за днем получения информации о результате предоставления услуги, сообщает заявителю по указанному в заявлении адресу, телефону и/или электронной почте информацию о возможности получения результатов оказания муниципальной услуги.
3.6.6. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах поиска запрашиваемой информации.
4. Формы контроля исполнения административного регламента
4.1. Персональная ответственность специалистов архивного отдела, предоставляющих муниципальную услугу, закрепляется в их должностных инструкциях, разработанных в соответствии с требованиями действующего законодательства.
4.2. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по представлению муниципальной услуги, осуществляется руководителем архивного отдела.
4.3. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав физических и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения физических и юридических лиц, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела, ГАУ "МФЦ".
4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав физических и юридических лиц осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.5. Несоблюдение требований настоящего административного регламента сотрудниками архивного отдела, ГАУ "МФЦ" влечет их дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) должностных лиц
(муниципальных служащих)
5.1. Получатели муниципальной услуги вправе обжаловать решения и действия (бездействие) администрации города Вышний Волочек, а также должностных лиц, муниципальных служащих в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.
5.2. При обжаловании в досудебном порядке получатели муниципальной услуги имеют право обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной или муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушении установленного срока таких исправлений.
5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.
5.4. Жалоба может быть направлена по почте, через ГАУ "МФЦ", с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, Единого портала государственных и муниципальных услуг (в случае технических возможностей) либо портала государственных и муниципальных услуг Тверской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.5. Должностные лица администрации города Вышний Волочек проводят личный прием заявителей (по предварительной записи). Запись заявителей проводится при личном обращении в администрацию города Вышний Волочек или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, которые размещаются на сайте администрации города Вышний Волочек в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
5.6. Сотрудник администрации города Вышний Волочек, осуществляющий запись заявителей на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием.
5.7. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адреса (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.8. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.9. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.10. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
И.о. Главы города Вышний Волочек
А.В.БОРИСОВ
Приложение 1
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Оформление архивных справок"
Сведения
об администрации города Вышний Волочек
Место нахождения администрации и ее почтовый адрес:
171163, Тверская область, г. Вышний Волочек, Казанский пр., д. 17.
Электронный адрес: admvolok@mail.ru.
Сайт администрации города Вышний Волочек Тверской области: www.v.volochekadm.ru.
Справочные телефоны:
приемная администрации города Вышний Волочек (48-233) 6-23-45.
Режим работы:
с понедельника по четверг с 8.48 до 18.00;
пятница с 8.48 до 17.00;
перерыв на обед с 13.00 до 14.00.
Сведения
об архивном отделе администрации города Вышний Волочек
Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес:
171163, Тверская область, г. Вышний Волочек, ул. Осташковская, д. 1.
171163, Тверская область, г. Вышний Волочек, ул. Ванчакова линия, д. 27.
Электронный адрес: volarhiv@gmail.com.
Официальный сайт администрации города Вышний Волочек: www.v.volochekadm.ru.
Справочные телефоны:
архивный отдел 8(48-233) 6-30-59;
приемная администрации города Вышний Волочек (48-233) 6-23-45.
Режим работы:
с понедельника по четверг с 8.48 до 18.00;
пятница с 8.48 до 17.00;
перерыв на обед с 13.00 до 14.00.
Прием граждан и юридических лиц:
понедельник, среда - пятница с 9.00 до 13.00;
вторник с 9.00 до 18.00.
Сведения
о Вышневолоцком филиале государственного автономного
учреждения Тверской области "Многофункциональный центр
предоставления государственных и муниципальных услуг"
Местонахождение ГАУ "МФЦ" и его почтовый адрес:
171163, Тверская область, г. Вышний Волочек, ул. Московская, д. 9.
Электронный адрес: vvolochek@mfc-tver.ru.
Официальный сайт ГАУ "МФЦ": www.mfc-tver.ru.
Справочный телефон: 8 (48233) 5-34-46.
Режим работы ГАУ "МФЦ":
понедельник - пятница 8.00 - 20.00;
суббота 9.00 - 14.00.
Без перерыва на обед.
Воскресенье - выходной.
Информация о местонахождении, справочных телефонах и графиках работы филиалов ГАУ "МФЦ" по Тверской области содержится на официальном сайте ГАУ "МФЦ" - www.mfc-tver.ru.
Приложение 2
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Оформление архивных справок"
В _____________________________________
(адресат)
_______________________________________
от ____________________________________
(фамилия, имя, отчество - полностью)
______________________________________,
проживающего: _________________________
_______________________________________
(полный почтовый адрес, индекс)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить справку о подтверждении стажа работы (льготного
стажа работы, размеров заработной платы, административного отпуска по уходу
за ребенком, получения образования - выбрать нужное)
(на (в)) __________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать наименование организации, отдела, цеха, участка, бригады)
в должности _______________________________________________________________
за период с __________________________ по _________________________________
Фамилия в период работы (учебы) ___________________________________________
___________________________________________________________________________
"__" __________ 20__ г. _____________
(подпись)
В _____________________________________
(адресат)
_______________________________________
от ____________________________________
(Ф.И.О., наименование юридического
лица)
______________________________________,
проживающего __________________________
_______________________________________
(полный почтовый адрес, индекс)
_______________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить справку о подтверждении факта награждения
(присвоения почетного звания - выбрать нужное) ____________________________
___________________________________________________________________________
(указать наименование награды, почетного звания)
Дата награждения (присвоения почетного звания) ____________________________
___________________________________________________________________________
Должность _________________________________________________________________
Фамилия в период награждения (присвоения звания) __________________________
"__" __________ 20__ г. _____________
(подпись)
В _____________________________________
(адресат)
_______________________________________
от ____________________________________
(Ф.И.О., наименование юридического
лица)
______________________________________,
проживающего __________________________
_______________________________________
(полный почтовый адрес, индекс)
_______________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить копию (выписку) из архивных документов:
___________________________________________________________________________
(указать название документа, дату, номер)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
о признании права собственности (на домовладение, земельный участок,
земельный пай, садоводческий участок - выбрать нужное),
находящегося по адресу: ___________________________________________________
фамилия, имя, отчество владельца: _________________________________________
"__" __________ 20__ г. _____________
(подпись)
В _____________________________________
(адресат)
_______________________________________
от ____________________________________
(Ф.И.О., наименование юридического
лица)
______________________________________,
проживающего __________________________
_______________________________________
(полный почтовый адрес, индекс)
_______________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить копию решения Вышневолоцкой городской Думы,
распоряжения (постановления) Главы города Вышний Волочек (Вышневолоцкого
района), решения исполкома города Вышний Волочек (Вышневолоцкого района),
решения (постановления) сельского совета (округа) выбрать нужное
от "__" __________ г. ________________ № __________________________________
о _________________________________________________________________________
(указать, о чем документ)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
"__" __________ 20__ г. _____________
(подпись)
В _____________________________________
(адресат)
_______________________________________
от ____________________________________
(Ф.И.О., наименование юридического
лица)
______________________________________,
проживающего __________________________
_______________________________________
(полный почтовый адрес, индекс)
_______________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить выписку из похозяйственной книги (о составе семьи,
дате рождения, площади земельного участка, проживании, стаже работы -
выбрать нужное)
деревни (села) ____________________________________________________________
сельского Совета __________________________________________________________
за годы ___________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество главы хозяйства (семьи): _______________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать фамилию, имя, отчество лица, сведения о котором необходимо найти)
"__" __________ 20__ г. _____________
(подпись)
В _____________________________________
(адресат)
_______________________________________
от ____________________________________
(Ф.И.О., наименование юридического
лица)
______________________________________,
проживающего __________________________
_______________________________________
(полный почтовый адрес, индекс)
_______________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить копию документов Вышневолоцкой нотариальной конторы
(договор застройки, купли-продажи, дарения, мены строений; свидетельство о
наследовании (выбрать нужное) _____________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать дату документа и номер по реестру)
Адрес строения: ___________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество собственника: ______________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
"__" __________ 20__ г. _____________
(подпись)
Приложение 3
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Оформление архивных справок"
Уведомление
об отказе в предоставлении муниципальной услуги
Архивный отдел администрации города Вышний Волочек уведомляет
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование юридического лица/Ф.И.О. гражданина)
о том, что в соответствии с административным регламентом предоставления
муниципальной услуги "Оформление архивных справок" муниципальная услуга по
рассмотрению ______________________________________________________________
(вид документа)
не может быть предоставлена.
Основание: ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
С текстом административного регламента предоставления муниципальной
услуги "Оформление архивных справок" можно ознакомиться в архивном отделе
администрации города Вышний Волочек (171163, Тверская обл., г. Вышний
Волочек, ул. Осташковская, д. 1, тел. (48-233) 6-30-59), а также на
интернет-сайте администрации города Вышний Волочек.
Руководитель архивного отдела _________________ ____________________
подпись расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<****> Перечень оснований для отказа в муниципальной услуге:
а) заявитель представил документы, содержащие противоречивые или недостоверные сведения;
б) заявитель представил документы, не соответствующие формам, прилагаемым к настоящему стандарту муниципальной услуги;
в) заявитель не является получателем муниципальной услуги.
Приложение 4
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Оформление архивных справок"
Блок-схема
последовательности действий при предоставлении
муниципальной услуги
Начало предоставления муниципальной услуги: поступил запрос
от получателя муниципальной услуги
\/
Регистрация запроса
\/
Рассмотрение запроса
\/
Анализ тематики запроса
\/
/\
/ \
/ \
/ \
/ \
нет / Принятие \ да
/ решения о \
\ возможности/
\исполнения/
\запроса?/
\ /
\ /
\ /
\/
\/
Уведомление пользователя Подготовка ответа пользователю
о необходимости уточнения
> тематики и предоставлении \/
дополнительных сведений
для исполнения запроса Направление ответа пользователю -
информационного письма, архивных
справок, архивных копий,
тематических перечней,
Уведомление пользователя тематических подборок копий
об отсутствии запрашиваемой документов, тематических обзоров
> информации в муниципальном
архиве и рекомендации \/
по ее дальнейшему поиску
Предоставление муниципальной
\/ услуги завершено
Предоставление муниципальной
услуги завершено
Блок-схема
последовательности действий предоставления муниципальной
услуги в Вышневолоцком филиале ГАУ "МФЦ"
Начало предоставления муниципальной услуги:
поступил запрос от получателя муниципальной услуги
\/
Прием и регистрация запроса
и документов заявителя
\/ \/
Исполнение запроса заявителя Уведомление об отказе
в приеме документов
\/
Принятие решения о предоставлении
муниципальной услуги либо об отказе
в предоставлении муниципальной услуги
\/
Выдача заявителю результата
предоставления муниципальной услуги
\/
Заявитель <
Приложение 5
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Оформление архивных справок"
Формы архивной справки (копии, выписки)
Бланк
"Администрация города Вышний Волочек"
Архивная справка (копия, выписка)
Основание:
Управляющий делами администрации
города Вышний Волочек подпись расшифровка
Руководитель архивного отдела подпись расшифровка
Форма архивной справки
(о подтверждении заработной платы)
Бланк архивного отдела
_______________________________ Адресат
(название архивного учреждения)
_______________________________
(почтовый адрес,
_______________________________
телефон, факс)
___________________ № _________
на № _______ от _______________
Архивная справка
Фактическая сумма заработка (в рублях)
Месяцы
20__ год
20__ год
20__ год
20__ год
20__ год
январь
февраль
март
апрель
май
июнь
июль
август
сентябрь
октябрь
ноябрь
декабрь
Основание:
1. Со всех включенных в справку сумм произведены (не произведены)
отчисления в Фонд социального страхования СССР и (или) Пенсионный фонд
Российской Федерации по установленным тарифам (нужное подчеркнуть).
2. В архиве (не) имеются сведения по кодам (и их расшифровка), видам
начислений зарплаты (нужное подчеркнуть).
Управляющий делами администрации
города Вышний Волочек подпись расшифровка
Руководитель архивного отдела подпись расшифровка
Исполнитель
Приложение 2
к Постановлению Мэра города
Вышний Волочек
от 29 апреля 2013 г. № 86
Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Предоставление
документов для пользователей в читальный зал архива"
Список изменяющих документов
(в ред. Постановлений Мэра города Вышний Волочек от 21.10.2013 № 184,
от 26.11.2013 № 211)
I. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление документов для пользователей в читальный зал архива" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности результатов муниципальной услуги по предоставлению документов для пользователей в читальный зал архива (далее - муниципальная услуга), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении муниципальной услуги, и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации города Вышний Волочек при осуществлении полномочий по предоставлению данной муниципальной услуги.
1.2. Получателями муниципальной услуги являются: граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации, государственные органы и органы местного самоуправления. От имени физических лиц запросы могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.
От имени юридических лиц запросы могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Общее описание муниципальной услуги
2.1.1. Муниципальная услуга "Предоставление документов для пользователей в читальный зал архива" предоставляется архивным отделом администрации города Вышний Волочек, сведения о котором представлены в приложении 1 к административному регламенту.
2.1.2. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- выдача архивных документов для исследования, копирование документов по теме исследования и выдача копий архивных документов, выдача документов научно-справочного аппарата (описи, каталоги, базы данных, картотеки, путеводители, систематические перечни документов, информационные письма);
- отказ в рассмотрении запроса (устного, в письменной форме или в форме электронного документа) с изложением причин отказа.
2.2. Срок предоставления муниципальной услуги
2.2.1. Научно-справочный аппарат к документам архивного отдела предоставляется в день обращения.
2.2.2. Срок выдачи архивных документов не должен превышать 3-х рабочих дней.
2.3. Правовые основания для предоставления
муниципальной услуги
2.3.1. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:
- Федеральный закон от 21.07.1993 № 5485-1 "О государственной тайне";
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 22.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";
- Приказ Росархива от 06.07.1998 № 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";
- Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".
2.4. Перечень документов, необходимых для получения
муниципальной услуги
2.4.1. Для получения муниципальной услуги заявители должны предоставить:
а) физические лица:
- заявление о выдаче архивных документов;
- документ, удостоверяющий личность;
- документ, подтверждающий полномочия на представление интересов лица (при представлении интересов третьих лиц);
б) юридические лица:
- заявление о выдаче архивных документов (на бланке организации либо на листе бумаги), заверенное печатью;
- документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица действовать от его имени;
- документ, подтверждающий личность представителя юридического лица.
2.4.2. Заявление о выдаче архивных документов пользователю оформляется согласно форме, представленной в приложении 2 к административному регламенту.
2.4.3. Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств. Заявление составляется в одном экземпляре-подлиннике, подписывается заявителем или его доверенным лицом и заверяется печатью в случае, если заявителем является организация (учреждение).
2.4.4. Копии документов, предоставляемые заявителем в архивный отдел, должны быть хорошего качества (без пробелов и затемнений).
2.4.5. Документы, представляемые для получения муниципальной услуги, должны иметь надлежащие подписи граждан, уполномоченных должностных лиц, оформленные соответствующим образом. Тексты документов должны быть написаны разборчиво, наименование юридических лиц - без сокращения, с указанием их мест нахождения.
2.4.6. Заявитель вправе указать в заявлении дополнительную контактную информацию, облегчающую взаимодействие с архивным отделом администрации города Вышний Волочек.
2.4.7. Доверенность на получение муниципальной услуги предъявляется в двух экземплярах - подлинник и копия. Копия доверенности на получение муниципальной услуги после предоставления муниципальной услуги остается в архивном отделе администрации города Вышний Волочек.
2.5. Перечень оснований для отказа в приеме документов,
необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.5.1. Решение об отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, принимается в случае, если:
- заявитель представил неполный перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
- заявитель представил документы, содержащие противоречивые или недостоверные сведения;
- документы не соответствуют требованиям, указанным в настоящем регламенте;
г) документы имеют подчистки, приписки, зачеркнутые слова или иные не оговоренные в них исправления, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющими однозначно истолковать их содержание;
д) заявитель не является получателем муниципальной услуги (заявление от имени получателя муниципальной услуги подано лицом, не имеющим на то полномочий).
2.6. Перечень оснований для отказа в предоставлении
муниципальной услуги
2.6.1. В предоставлении муниципальной услуги может быть отказано:
- по причине физического состояния документов;
- ограничения на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации и Тверской области или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
- запрашиваемые документы выданы во временное пользование другим учреждениям;
- запрашиваемые документы экспонируются на выставке.
2.6.2. Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин отказа направляется заявителю в письменной форме в течение пяти календарных дней со дня принятия архивным отделом такого решения.
2.6.3. В случае личного обращения заявитель информируется об отказе в предоставлении услуги в случаях, предусмотренных административным регламентом, непосредственно по месту предоставления муниципальной услуги.
2.7. Информация о стоимости муниципальной услуги
2.7.1. Архивный отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги "Предоставление документов для пользователей в читальный зал архива" бесплатно.
2.8. Требования к срокам ожидания при получении
муниципальной услуги
2.8.1. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов на получение муниципальной услуги и при получении документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, не должно превышать 15 минут.
(п. 2.8.1 в ред. Постановления Мэра города Вышний Волочек от 26.11.2013 № 211)
2.8.2. Исключен. - Постановление Мэра города Вышний Волочек от 26.11.2013 № 211.
2.9. Требования к удобству и комфортности
2.9.1. Архивный отдел администрации города Вышний Волочек расположен в пределах десятиминутной пешей доступности взрослого здорового человека от остановки общественного транспорта.
2.9.2. Центральный вход в здание оборудуется информационным стендом, содержащим следующую информацию об архивном отделе:
а) наименование;
б) место нахождения;
в) режим работы.
2.9.3. На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Получатели муниципальной услуги имеют право на свободный бесплатный доступ к парковочным местам.
2.9.4. Доступ в здание, в котором оказывается муниципальная услуга, должен быть оборудован с учетом потребностей лиц с ограниченными возможностями, а рядом со зданием должна быть стоянка для размещения принадлежащих им транспортных средств.
2.9.5. В случае отсутствия технических возможностей оборудования здания с учетом потребностей лиц с ограниченными возможностями муниципальная услуга предоставляется почтой, через представителя, через Портал государственных и муниципальных услуг Тверской области или Вышневолоцкий филиал ГУ "МФЦ".
2.9.6. Места ожидания непосредственного взаимодействия со специалистом архивного отдела в связи с предоставлением муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим требованиям, предусмотренным для общественных помещений.
2.9.7. В местах ожидания приема для предоставления муниципальной услуги должны быть предусмотрены сидячие места для посетителей.
2.9.8. В местах ожидания и непосредственного представления муниципальной услуги должны быть соблюдены требования по освещенности и вентиляции, для посетителей должен быть обеспечен свободный доступ в санитарно-бытовые помещения.
2.9.9. Места, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столами. На столе должны быть ручки, бумага для возможности оформления документов, на информационном стенде - образцы и бланки заявлений.
2.9.10. Вход и выход из помещения оборудуются соответствующими указателями с автономными источниками бесперебойного питания. В местах предоставления муниципальной услуги на видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и специалистов архивного отдела.
2.9.11. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются:
а) противопожарной системой и средствами пожаротушения;
б) системой охраны.
2.9.12. Места приема заявителей оборудуются информационными табличками (вывесками) с указанием:
а) фамилии, имени, отчества и должности специалистов, осуществляющих прием заявителей;
б) времени перерыва на обед, технического перерыва.
2.9.13. Помещения для приема заявителей оборудуются в виде отдельных кабинетов для каждого ведущего приема специалиста, а при отсутствии такой возможности - в виде кабинетов, в которых ведут прием несколько специалистов.
2.10. Способы получения информации о порядке предоставления
муниципальной услуги
2.10.1. Информация о порядке и процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается при личном или письменном обращении получателей муниципальной услуги, включая обращение по телефону и электронной почте, размещается на официальном сайте администрации города Вышний Волочек в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в местах предоставления муниципальной услуги и в раздаточных информационных материалах.
2.10.2. Информирование по вопросам получения муниципальной услуги осуществляется специалистами архивного отдела, предоставляющими муниципальную услугу, по следующим вопросам:
- перечню документов, необходимых для получения муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представленных (представляемых) документов;
- заполнению заявления о предоставлении муниципальной услуги;
- источнику получения документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (орган, организация и их местонахождение);
- процедуре предоставления муниципальной услуги;
- времени и месту приема заявителей;
- срокам оказания муниципальной услуги;
- порядку обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;
- иным вопросам, имеющим отношение к порядку предоставления муниципальной услуги.
2.10.3. При ответах на телефонные звонки специалисты архивного отдела, предоставляющие муниципальную услугу, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившегося по интересующим его вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
2.10.4. Время разговора по телефону не должно превышать 10 минут.
2.10.5. В случае, если у специалиста, принявшего звонок, отсутствует возможность самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другого специалиста архивного отдела или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.10.6. На информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги размещается следующая информация:
- извлечения из правовых актов, содержащих положения, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- блок-схемы и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
- образцы заполнения заявлений для предоставления муниципальной услуги;
- сроки предоставления муниципальной услуги;
- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностного лица, муниципальных служащих.
2.10.7. На официальном сайте администрации города Вышний Волочек в информационно-телекоммуникационной сети Интернет размещается следующая информация:
- извлечения из правовых актов, содержащих положения, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- образцы оформления заявлений для предоставления муниципальной услуги;
- форма заявления с возможностью заполнения и распечатывания;
- сроки предоставления муниципальной услуги;
- режим работы архивного отдела.
2.10.8. На Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Тверской области размещается следующая информация:
- полное и краткое наименование муниципальной услуги;
- полное и краткое наименование архивного отдела;
- органы и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги;
- результат оказания муниципальной услуги;
- правовые акты, регламентирующие предоставление муниципальной услуги;
- порядок получения консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги;
- перечень и формы документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- сведения о платности муниципальной услуги;
- требования к местам предоставления муниципальной услуги;
- описание административных процедур;
- блок-схема предоставления муниципальной услуги;
- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.10.9. При информировании о муниципальной услуге по письменным запросам заявителей ответ направляется почтой в адрес заявителя в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
2.10.10. При информировании о муниципальной услуге в форме ответов по электронной почте ответ на обращение отправляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней с момента поступление обращения.
2.10.11. Ответ на запрос должен содержать: ответ на поставленные вопросы, фамилию, инициалы имени и отчества и номер телефона исполнителя. Письменный ответ подписывается заместителем главы администрации города Вышний Волочек и руководителем архивного отдела.
2.11. Защита интересов получателя муниципальной услуги
2.11.1. Заинтересованные лица имеют право подать свои предложения по улучшению качества обслуживания при предоставлении муниципальной услуги.
2.11.2. Предложения могут быть поданы в архивный отдел следующими способами:
- по телефонам, номера которых указаны в приложении 1 к административному регламенту;
- направлены в письменном или электронном виде с пометкой "Предложения по улучшению обслуживания" по адресу или электронному адресу, указанному в приложении 1 к административному регламенту;
- на сайте администрации города Вышний Волочек в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, адрес которого указан в приложении 1 к административному регламенту;
- лично специалисту архивного отдела, ответственному за прием предложений.
2.11.3. Предложения могут быть направлены с указанием заявителя и его контактных данных или анонимно.
2.11.4. Поступившие предложения подлежат регистрации в течение трех дней с момента поступления.
2.11.5. В случае предоставления контактных данных заявителю направляется уведомление о получении предложений с указанием регистрационного номера и даты регистрации предложения.
2.11.6. Не принимаются к рассмотрению предложения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения либо не относящиеся к вопросам, регулируемым административным регламентом.
2.11.7. Поступившие предложения используются при подготовке изменений в административный регламент.
2.11.8. Архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, обязан обеспечить защиту сведений о фактах, событиях и обстоятельствах жизни получателя муниципальной услуги, позволяющих идентифицировать его личность, в том числе путем обеспечения конфиденциальности информации на всех этапах взаимодействия с получателем муниципальной услуги.
2.11.9. Сведения о факте обращения за получением муниципальной услуги, содержании представленных данных и полученного ответа могут быть предоставлены получателю муниципальной услуги, его представителю или правопреемнику при предъявлении документов, подтверждающих полномочия.
3. Административные процедуры
3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, первичная проверка, регистрация запросов (заявок), направление их на рассмотрение;
- анализ запросов (заявок);
- выдача документов пользователю архивных документов;
- отказ в рассмотрении запроса (заявки).
3.2. Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приведена в приложении 3 к административному регламенту.
3.3. Прием, первичная проверка, регистрация запросов (заявок), направление их на рассмотрение:
Характеристика
Описание
Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры
Запрос (заявка) заявителя
Лица, ответственные за выполнение процедуры
Специалист архивного отдела
Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры
Специалист архивного отдела производит прием запроса (заявки), первичную проверку, регистрацию запроса и направление запроса на рассмотрение руководителю архивного отдела
Максимальная длительность выполнения процедуры
30 минут
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры
Текущий контроль соблюдения требований административного регламента осуществляется руководителем архивного отдела в форме плановых проверок на основании планов работ с периодичностью полгода и внеплановых проверок на основании муниципальных правовых актов
Способ фиксации результата выполнения процедуры
Регистрация в журнале регистрации заявок на предоставление документов пользователям
Результат выполнения процедуры
Результатом предоставления муниципальной услуги являются: регистрация запроса в журнале регистрации, предоставленная заявителю информация, в том числе о наличии документации, необходимой заявителю, и направление запроса на рассмотрение руководителю архивного отдела
3.3.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является поступление запроса (заявки) гражданина или юридического лица в архивный отдел.
Запрос (заявка) может поступить одним из следующих способов:
- почтовым отправлением;
- по электронной почте;
- при личном обращении.
3.3.2. При личном обращении заявителя о предоставлении муниципальной услуги с документами специалист, осуществляющий личный прием:
- устанавливает личность заявителя, максимальный срок выполнения действия - 2 минуты;
- изучает содержание запроса (заявки), максимальный срок выполнения действия - 3 минуты;
- определяет степень полноты информации, содержащейся в запросе (заявке) и необходимой для его исполнения, максимальный срок выполнения действия - 3 минуты;
- устанавливает полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации, максимальный срок выполнения действия - 6 минут;
- предварительно устанавливает наличие в архивном отделе архивных документов и информации, необходимых для исполнения запроса, максимальный срок выполнения действия - 5 минут;
- устанавливает категорию запроса, максимальный срок выполнения действия - 1 минута.
3.3.3. Запросы, поступившие в ходе личного приема граждан, регистрируются специалистом архивного отдела, ответственным за делопроизводство, в журнале регистрации (регистрация одного запроса не превышает 10 минут) и передаются руководителю архивного отдела в течение одного дня для анализа и принятия решения.
3.3.4. При поступлении электронного обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению. Электронное обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в порядке, установленном для письменных запросов (заявок).
3.4. Анализ запросов (заявок):
Характеристика
Описание
Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры
Регистрация запроса и передача его на рассмотрение руководителю архивного отдела
Лица, ответственные за выполнение процедуры
Руководитель и специалисты архивного отдела
Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры
В течение одного дня с момента регистрации руководитель архивного отдела рассматривает запросы (заявки) и возвращает их специалистам архивного отдела на исполнение
Максимальная длительность выполнения процедуры
1 рабочий день (далее - дни)
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры
Текущий контроль соблюдения требований административного регламента осуществляется руководителем архивного отдела в форме плановых проверок на основании планов работ с периодичностью полгода и внеплановых проверок на основании муниципальных правовых актов
Способ фиксации результата выполнения процедуры
Рассмотренный запрос (заявка)
Результат выполнения процедуры
Передача запроса (заявки) на исполнение специалистам архивного отдела
3.4.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является регистрация запроса (заявки) гражданина или юридического лица.
3.4.2. Все зарегистрированные запросы передаются руководителю архивного отдела в день приема (получения) для рассмотрения. При этом для запросов, поступивших по почте, и электронных обращений определяются:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации;
- наличие в архиве архивных документов и информации, необходимых для исполнения запроса;
- категория запроса;
- в случае отсутствия в архивном отделе необходимых документов и информации их возможное местонахождение.
3.4.3. Для запросов (заявок), принятых при личном обращении заявителей, в случае отсутствия в архивном отделе необходимых документов и информации определяется их возможное местонахождение.
3.4.4. Результаты рассмотрения излагаются в резолюции, которая проставляется на запросе и содержит: срок исполнения (если он отличается от установленного для запросов, исполняемых на общих основаниях), конкретные действия по исполнению запросов (номера фондов, указание в заявлении дополнительных сведений, о пересылке в другое архивное учреждение и т.д.), фамилию исполнителя, особые отметки (о постановке на особый контроль и о снятии с контроля), подпись автора резолюции, дату резолюции. Проставление резолюции на одном заявлении не должно превышать 10 минут.
3.4.5. Руководитель архивного отдела после рассмотрения передает запросы на исполнение специалисту архивного отдела в течение одного рабочего дня.
3.4.6. Рассмотрение запроса осуществляется по справочно-информационному материалу и документам, находящимся на хранении в архивном отделе.
3.4.7. Специалист архивного отдела после получения запроса для исполнения проставляет на нем отметку о получении (личная подпись и дата получения), осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет полноты и достоверности сведений о заявителе, соответствия запрашиваемого документа цели, указанной заявителем. По результатам рассмотрения документов и проверки представленных заявителем сведений специалист архивного отдела определяет наличие либо отсутствие у заявителя права на получение муниципальной услуги, после чего приступает к составлению непрофильного запроса на исполнение в другие организации или подготовке ответа.
3.4.8. Если в заявлении отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю в течение одного дня со дня регистрации заявления направляется письмо с просьбой сообщить недостающую информацию.
3.5. Выдача документов пользователю, копирование и оформление архивных документов:
Характеристика
Описание
Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры
Поступление на исполнение поступивших запросов
Лица, ответственные за выполнение процедуры
Специалисты архивного отдела
Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры
Специалистом архивного отдела осуществляются выдача документов пользователю для исследования, изготовление копий по бланку заказа пользователя
Максимальная длительность выполнения процедуры
В течение 3-х рабочих дней
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры
Текущий контроль соблюдения требований административного регламента осуществляется руководителем архивного отдела в форме плановых проверок на основании планов работ с периодичностью полгода и внеплановых проверок на основании муниципальных правовых актов
Способ фиксации результата выполнения процедуры
Записи в листах использования дел
Результат выполнения процедуры
Результатом предоставления муниципальной услуги являются принятые от пользователя архивные документы, изготовленная архивная копия по бланку заказа пользователя
3.5.1. Основанием для начала исполнения процедуры является поступление на исполнение поступивших запросов, рассмотренных руководителем архивного отдела.
3.5.2. Специалист архивного отдела в день обращения заявителя:
- знакомит его с правилами работы читального зала (приложение 4 к административному регламенту), выдает для заполнения анкету пользователя установленного образца (приложение 5 к административному регламенту);
- предоставляет пользователю научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе (в количестве до 5 единиц одновременно);
- выдает бланки заказа (требования) (приложение 6 к административному регламенту) и объясняет порядок их заполнения.
3.5.3. В случае, если в ходе рассмотрения заказа (требования) выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в настоящем регламенте, специалист архивного отдела устно сообщает заявителю об отказе в предоставлении муниципальной услуги или ее отсрочке.
3.5.4. В случае, если в ходе рассмотрения заказа (требования) не выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, специалист архивного отдела:
- осуществляет подготовку и выемку архивных документов (но не более 20 единиц хранения одновременно);
- проводит сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;
- проводит полистную проверку архивных дел;
- регистрирует выдачу архивных документов из архивохранилища в журнале выдачи архивных документов из хранилища (приложение 7 к административному регламенту);
- направляет в читальный зал исполненный заказ (требование) пользователя вместе с выданными архивными документами;
- уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.5.5. Архивные документы выдаются пользователю в день обращения или на следующий день. В случае невозможности выдачи архивных документов пользователю назначается удобный для заявителя день.
3.5.6. Архивные документы выдаются пользователю под расписку в бланке заказа (требования) за каждую проставленную единицу хранения.
3.5.7. В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования дел (приложение 8 к административному регламенту), указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки).
3.5.8. Специалист архивного отдела принимает от пользователя все дела после каждого посещения читального зала пользователем, проверяет фактическое наличие дел и проводит полистную проверку их физического состояния. При отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписывается в специальной графе заказа (требования) за возврат каждой единицы хранения. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений специалист архивного отдела составляет акт.
3.5.9. На основании заполненного бланка заказа на копирование (приложение 9 к административному регламенту) производится копирование архивных документов по заказу пользователей.
3.5.10. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.
3.5.11. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
3.5.12. Объем и сроки изготовления копий устанавливаются руководителем архивного отдела с учетом технических возможностей и физического состояния документов (не более трех рабочих дней).
3.5.13. Специалист архивного отдела при копировании:
- на обороте каждого листа копии документов проставляет архивный шифр и номера листов единицы хранения;
- подписывает архивную копию и заверяет печатью архивного отдела в день поступления;
- возвращает архивные документы после копирования в хранилище.
3.5.14. Заверенная архивная копия выдается заявителю или их доверенным лицам под расписку. Заявитель расписывается в бланке заказа на копирование с указанием даты получения архивной копии.
3.5.15. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивного отдела допускается копирование документов техническими средствами пользователей.
Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководителя архивного отдела в его помещениях и под контролем должностного лица, ответственного за предоставление муниципальной услуги.
Ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами пользователей, архивный отдел не несет.
3.5.16. Срок выполнения административной процедуры составляет не более трех рабочих дней.
3.5.17. Результатом административной процедуры являются получение документов от пользователя, изготовленная архивная копия.
3.6. Отказ в рассмотрении запроса (заявки):
Характеристика
Описание
Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры
Поступление зарегистрированного запроса (заявки) заявителя (устного, в письменной форме или в форме электронного документа)
Лица, ответственные за выполнение процедуры
Специалист архивного отдела
Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры
Специалистом архивного отдела осуществляются рассмотрение запроса (заявки) и принятие решения об отказе в рассмотрении запроса.
По итогам анализа специалисты архивного отдела оформляют:
- в течение одного дня со дня регистрации запроса письмо заявителю о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- в течение одного дня со дня регистрации запроса письмо заявителю с мотивированным отказом в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъяснением его дальнейших действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации
Максимальная длительность выполнения процедуры
1 день
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры
Текущий контроль соблюдения требований административного регламента осуществляется руководителем архивного отдела в форме плановых проверок на основании планов работ с периодичностью полгода и внеплановых проверок на основании муниципальных правовых актов
Способ фиксации результата выполнения процедуры
Регистрация в журнале регистрации запросов о предоставлении муниципальной услуги
Результат выполнения процедуры
Результатом предоставления муниципальной услуги является: проект информационного письма с изложением причин отказа в рассмотрении запроса (устного, в письменной форме или в форме электронного документа)
3.6.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление зарегистрированного запроса (заявки) заявителя.
3.6.2. Специалист архивного отдела, на исполнение к которому поступили запросы пользователей в устной, в письменной форме или в форме электронного документа, имеет право отказать заявителю в рассмотрении запроса, если он предоставил неполный комплект документов, необходимых для получения муниципальной услуги, либо документы не соответствуют требованиям, указанным в настоящем регламенте.
3.6.3. Проект информационного документа, подготовленный специалистом архивного отдела по результатам исполнения запроса пользователя архивными документами, подписывается им и предоставляется на подпись руководителю архивного отдела вместе с оригиналом запроса и другими документами, необходимыми для исполнения запроса.
3.6.4. При личном обращении ответ с указанием причин приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной функции оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения.
3.6.5. Если в архивном отделе отсутствуют документы и сведения по теме запроса, а предполагаемое местонахождение их неизвестно, заявителю направляется информационное письмо с мотивированным отказом выдачи запрашиваемых документов в течение одного дня со дня регистрации заявления.
3.6.6. Результатом предоставления муниципальной услуги является: проект информационного письма с изложением причин отказа в рассмотрении запроса (устного, в письменной форме или в форме электронного документа).
3.7. Регистрация и выдача исполненных архивных копий, отказов в исполнении запросов (заявок), информационных писем об отсутствии запрашиваемых сведений заявителям при личном обращении и средствами связи:
Характеристика
Описание
Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры
Поступление на регистрацию оформленных архивных копий, отказов в исполнении запросов (заявок) и писем об отсутствии запрашиваемых сведений
Лица, ответственные за выполнение процедуры
Специалисты архивного отдела
Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры
Специалистом архивного отдела осуществляются регистрация и выдача (отправка) исполненных документов, отказов в исполнении запросов (заявок), писем об отсутствии запрашиваемых сведений
Максимальная длительность выполнения процедуры
В течение одного дня
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры
Текущий контроль соблюдения требований административного регламента осуществляется руководителем архивного отдела в форме плановых проверок на основании планов работ с периодичностью полгода и внеплановых проверок на основании приказа муниципальных правовых актов
Способ фиксации результата выполнения процедуры
Регистрация в журнале регистрации запросов о предоставлении муниципальной услуги
Результат выполнения процедуры
Результатом предоставления муниципальной услуги являются: предоставленная заявителю информация, в том числе об отсутствии документации, необходимой заявителю, или отказ в рассмотрении запроса
3.7.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является поступление на регистрацию оформленных архивных документов, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений, отказов в исполнении запроса.
3.7.2. В течение одного дня со дня получения от специалиста архивного отдела исполненных архивных копий и информационных писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе документы и письма поступают на рассмотрение и подписание руководителю архивного отдела.
3.7.3. Информационные документы (архивные копии, информационные письма) оформляются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19.
4. Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Персональная ответственность специалистов архивного отдела, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, закрепляется в их должностных инструкциях, разработанных в соответствии с требованиями действующего законодательства.
4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений специалистами, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется руководителем архивного отдела администрации города Вышний Волочек.
4.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Тверской области, муниципальных правовых актов муниципального образования "Город Вышний Волочек".
4.4. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав физических и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения физических и юридических лиц, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела.
4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав физических и юридических лиц осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми.
При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.6. Несоблюдение требований настоящего административного регламента специалистами архивного отдела влечет их дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и
действий (бездействия) администрации города Вышний Волочек,
а также должностных лиц, муниципальных служащих
(в ред. Постановления Мэра города Вышний Волочек
от 26.11.2013 № 211)
5.1. Получатели муниципальной услуги вправе обжаловать решения и действия (бездействие) администрации города Вышний Волочек, а также должностных лиц, муниципальных служащих в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.
5.2. При обжаловании в досудебном порядке получатели муниципальной услуги имеют право обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной или муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.
5.4. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо портала государственных и муниципальных услуг Тверской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.5. Должностные лица администрации города Вышний Волочек проводят личный прием заявителей (по предварительной записи). Запись заявителей проводится при личном обращении в администрацию города Вышний Волочек или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, которые размещаются на сайте администрации города Вышний Волочек в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
5.6. Сотрудник администрации города Вышний Волочек, осуществляющий запись заявителей на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием.
5.7. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.8. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.9. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.10. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
Мэр города Вышний Волочек
А.Б.ПАНТЮШКИН
Приложение 1
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документов для
пользователей в читальный зал архива"
Информация об органе местного самоуправления, уполномоченном
на предоставление муниципальной услуги
Наименование органа местного самоуправления
Почтовый адрес
Контактный телефон
Часы работы
Администрация города Вышний Волочек
171165, Тверская обл., г. Вышний Волочек, Казанский проспект, д. 17
8 (48233) 6-23-45
admvolok@gmail.ru
Понедельник - пятница 8.48 - 18.00.
Обеденный перерыв 13.00 - 14.00
Архивный отдел Администрации города Вышний Волочек
171163, Тверская обл., г. Вышний Волочек, ул. Осташковская, д. 1
8 (48233) 6-43-90
volarhiv@gmail.ru
Понедельник - пятница 8.48 - 18.00.
Обеденный перерыв 13.00 - 14.00
Читальный зал архивного отдела Администрации города Вышний Волочек
171163, Тверская обл., г. Вышний Волочек, ул. Осташковская, д. 1
8 (48233) 6-43-90
volarhiv@gmail.ru
Понедельник - пятница 9.30 - 12.30
Приложение 2
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документов для
пользователей в читальный зал архива"
Руководителю архивного отдела
администрации города Вышний Волочек
от ________________________________
__________________________________,
проживающего(ей) по адресу:
__________________________________,
контактный тел.: __________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Изложение сути обращения ______________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
"__" __________ 20__ г. Подпись заявителя _____________
Приложение 3
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документов для
пользователей в читальный зал архива"
Блок-схема
последовательности действий при предоставлении муниципальной
услуги "Предоставление документов для пользователей
в читальный зал архива"
Прием, первичная проверка, регистрация
запросов (заявок), направление их на рассмотрение
\/
------------------------------------------------------------------
--> примечание.
В официальном тексте документа, видимо, допущен пропуск текста.
------------------------------------------------------------------
/\
/ \
/ \
/ \
/ \
/ Анализ \
/ запросов \
/ (заявок), \
нет < /принятие решения\ > да
\ об исполнении /
\ запроса или /
\ об отказе в/
\ /
\ /
\ /
\ /
\ /
\/
> Отказ в приеме запроса (заявки) Выдача документов пользователю, <
копирование и оформление
архивных документов
\/ \/
Регистрация и выдача копий архивных документов,
отказов в исполнении запросов, информационных писем
об отсутствии запрашиваемых сведений заявителям
при личном обращении или средствами связи
Приложение 4
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документов для
пользователей в читальный зал архива"
Правила
работы пользователей в читальном зале архивного отдела
администрации города Вышний Волочек
1. Общие положения
1.1. Настоящие правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Приказом Росархива от 06.07.1998 № 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".
1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале архивного отдела администрации города Вышний Волочек.
1.3. Порядок работы, обязанности специалистов архива по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России.
1.4. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архива.
1.5. Плата за посещение читального зала архива и пользование документами не взимается.
2. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива
2.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.
2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архивного отдела на необходимый пользователям срок в течение текущего календарного года.
2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими правилами и заполняют анкету пользователя установленного образца.
2.5. Исследователь предъявляет документы, удостоверяющие личность (паспорт, удостоверение военнослужащего).
3. Права, обязанности и ответственность пользователей
3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочно-поисковые средства.
3.2. Пользователи, работающие в читальном зале архива, имеют право:
3.2.1. Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивами через читальные залы, порядке и условиях их предоставления.
3.2.2. Получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивах справочниках.
3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменном форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования.
3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.
Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архивного отдела, в органы управления архивным делом субъекта Российской Федерации, Федеральное архивное агентство России, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.
3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научной библиотеки и справочно-информационного фонда.
3.2.6. Заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из представленных им дел, документов, архивных справочников.
3.2.7. По специальному разрешению руководства архивного отдела использовать собственные технические средства (персональный компьютер, диктофон).
Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей или не нарушает правила техники пожарной безопасности.
3.2.8. Проносить по согласованию со специалистом читального зала машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.
3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.
3.4. Пользователи обязаны:
3.4.1. Соблюдать настоящие правила работы в читальном зале архивного отдела.
3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.
3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).
3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать представленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания специалисту архивного отдела.
3.4.5. Строго соблюдать порядок работы с документами, гарантирующий обеспечение их сохранности.
3.4.6. Вопросы, связанные с хищением или повреждением архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.
3.4.7. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.
3.4.8. Использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архивного отдела, хранящего документы, их точные поисковые данные (номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа).
3.5. Пользователи предоставляют архивному отделу экземпляр издания, статьи, публикации (оттиск работы), автореферат диссертационного исследования, подготовленного на основе архивных документов.
3.6. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб и моральный вред архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.
3.7. Пользователь в соответствии с законодательством Российской Федерации несет полную ответственность за использование сведений, составляющих личную и семейную тайну гражданина, его частной жизни, а также сведений, создающих угрозу безопасности гражданина, могущих нанести ущерб его чести и достоинству.
4. Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий,
предоставления научно-справочного аппарата
4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (требований).
4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей и 10 дел. Особо ценные документы выдаются в количестве 1 - 5 дел.
4.3. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.
4.4. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:
4.4.1. Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 20,0 x 30,0 см), пластиковые пакеты, зонты.
4.4.2. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.
4.4.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.
4.5. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.
4.6. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии специалиста читального зала.
При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом специалисту читального зала.
4.7. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
- их плохого физического состояния;
- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
- необходимости выполнения служебных заданий специалистами архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирования заказанных материалов на выставке;
- выдачи их другому пользователю.
В читальный зал не выдаются документы, не прошедшие научного описания и технического оформления.
5. Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей
5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архивного отдела и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивным отделом.
5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
5.3. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архивного отдела с учетом технических возможностей и физического состояния документов.
5.4. Копирование фондов, коллекций в полном объеме не производится. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности. Вопрос о копировании особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архивного отдела в каждом конкретном случае. Копирование документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.
5.5. Копирование неопубликованных описей, каталогов, карточек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архивного отдела в каждом конкретном случае.
5.6. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами, производится только с разрешения руководства архивного отдела.
Ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами пользователей, архивный отдел не несет.
5.7. Копии документов оформляются архивным отделом в установленном порядке и выдаются пользователям под расписку.
Приложение 5
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документов для
пользователей в читальный зал архива"
Российская Федерация
Администрация города Вышний Волочек
Тверской области
Архивный отдел
ул. Осташковская, д. 1
г. Вышний Волочек, Тверская обл., 171163
тел. 6-43-90
АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Фамилия ___________________________________________________________________
Имя _______________________________________________________________________
Отчество __________________________________________________________________
Место работы (учебы)
и должность _______________________________________________________________
Организация, направившая пользователя,
ее адрес __________________________________________________________________
Образование _______________________________________________________________
Ученая степень,
звание ____________________________________________________________________
Тема и хронологические рамки
исследования ______________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Место жительства __________________________________________________________
Телефоны: _____________ (домашний); ______________ (служебный) ____________
Серия и № документа, удостоверяющего
личность __________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
С правилами работы пользователей в читальном зале архивного отдела
администрации города Вышний Волочек ознакомился(ась), обязуюсь их
выполнять. Об уголовной и административной ответственности за хищение и
повреждение архивных документов предупрежден(а).
Дата __________________ Подпись _________________
Приложение 6
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документов для
пользователей в читальный зал архива"
Наименование организации
Название архива
РАЗРЕШАЮ выдачу дел
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) Руководитель архивного отдела
____________ № ___________ Подпись ____________________
(место составления) Дата
Заказ (требование) на выдачу документов пользователям
___________________________________________________________________________
(фамилия и инициалы исследователя; работника структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(тема исследования)
Фонд N
Опись N
Ед. хр. N
Заголовок ед. хр.
Расписка пользователя в получении
Расписка специалиста читального зала в приеме
1
2
3
4
5
6
Подпись исследователя
Приложение 7
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документов для
пользователей в читальный зал архива"
Форма журнала учета выдачи дел в пользование
№ п/п
Дата выдачи
Фонд N
Опись N
Ед. хр. N
Кому выдано
Расписка в получении дела
Дата возврата дела
Расписка в возвращении дела
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Итого в ________________ году выдано из хранилища № _______________________
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________________ ед. хр.
Наименование должности специалиста,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 8
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документов для
пользователей в читальный зал архива"
Лист использования архивных документов
___________________________________________________________________________
(название архива)
Фонд № ______________ Опись № _______________ Дело N_________ _____________
Заголовок дела ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата использования
Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)
Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)
Номера использованных листов
Подпись лица, использовавшего дело
1
2
3
4
5
Приложение 9
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документов для
пользователей в читальный зал архива"
РАЗРЕШАЮ
Руководитель архивного отдела
________________________________
"__" __________ 201_ г.
Заказ на копирование документов
Для кого (фамилия, инициалы) __________________________________________
Цель и тема занятий ___________________________________________________
№ фонда
№ описи
№ дела
N№ листов
Подпись в получении копий
Дата ____________________
Подпись _________________
------------------------------------------------------------------
По датам
Введите даты для поиска:
Информация
Ключевые слова